Spotkanie blogerek czyli organizacja od kuchni

Ostatnio zaczęłam dostawać zapytania na temat organizacji spotkania blogerskiego: jak to wygląda, jak je okiełznać, co zrobić żeby byli chętni, jak szukać sponsorów. Zacznijmy od tego, że gdy postanowiłyśmy z Pauliną takie spotkanie zorganizować byłyśmy zupełnie zielone w temacie. Spotkania blogerskie znałyśmy jedynie ze zdjęć i wirtualnych relacji uczestniczek, mogłyśmy się więc jedynie domyślać, jak takie spotkanie zaplanować i zorganizować.




Nie do końca miałyśmy pojęcie jak wiele pracy trzeba będzie włożyć w organizację takiego przedsięwzięcia, a zmartwieniem, które spędzało nam sen z powiek było: czy znajdą się w ogóle na takie spotkanie chętne? Musiałyśmy odpowiedzieć więc sobie na pytanie: jak zachęcić blogerki do wzięcia udziału w naszym wydarzeniu. Nie każdy jest typem człowieka takim jak ja, któremu po prostu zależy na poznawaniu ludzi w realnym świecie (uwierzcie mi, nic tak nie weryfikuje wirtualnej rzeczywistości jak spotkanie w cztery oczy i bardzo często wyobrażenia o kimś zbudowane na podstawie bloga, pozostają w sferze wyobrażeń), doszłyśmy więc do wniosków, że nic tak nie przyciągnie uwagi do spotkania jak ciekawe warsztaty w których będzie można uczestniczyć i fajne prezenty, które się otrzyma.
Zaczęło się więc poszukiwanie sponsorów chętnych przekazać nam upominki w zamian za oczywistą reklamę jak zdjęcia i linki (SEO!) do firm które pojawią się na ów 20 blogach, których właścicielki planowałyśmy mieć na spotkaniu. Planując takie spotkanie nie zapominaj, że jest to możliwie najtańsza i mega skuteczna reklama, szczególnie dla dużych film. Po pierwsze jest spersonalizowana i docelowa, po drugie pozostaje w sieci już na zawsze i działa na wielu płaszczyznach jak choćby właśnie wspomniane SEO (bo linki pojawią się na 20 blogach, a im poczytniejszy blog, tym lepiej dla firmy). My na samym początku nie do końca zdawałyśmy sobie sprawę jak dobrą opcję proponujemy i troszkę zaniżałyśmy wymagania. Nie popełniaj tego błędu!
Maile i formy ofert do sponsorów musicie opracować sobie same, a najlepiej modyfikować je odpowiednio w zależności do jakiej firmy piszecie. Nie zapominajcie, że pierwszy email to początek góry lodowej, który zaczyna setki emaili i telefonów. 
Czy negocjacje z partnerami spotkania to najtrudniejszy element organizacji wydarzenia? NIE! Dla mnie najtrudniejsze było wynajdywanie firm, które nie tylko byłyby chętne na współpracę ale i które posiadały w ofercie interesujące dla matek produkty. 
organizacja spotkania blogerskiego

Im dalej w las, tym trudniej. Im więcej partnerów tym organizacja cięższa, dlatego NIGDY nie organizujcie spotkania w mieście innym niż mieszkacie. My popełniłyśmy ten kardynalny błąd, przez co nie tylko mocno obciążyłyśmy moją dzielną, wspaniałą koleżankę Agatę, ale i tym samym, sobie utrudniłyśmy pracę. Byłam zmuszona przyjechać do Poznania dzień wcześniej  i rozdzielać prezenty całą noc, przez co na spotkaniu wyglądałam jak zombie i byłam po prostu zmęczona... A samo spotkanie dla organizatorek to nie jest sielanka, to również logistycznie i organizacyjnie wymagające przedsięwzięcie, więc nie licz na to, że na spotkaniu dychniesz. Oj, nie dychniesz...
organizacja spotkania blogerskiego

Kolejnym błędem, który popełniłyśmy to liczba partnerów spotkania. Za dużo prezentów, za dużo zobowiązań, kilka firm które się nie wywiązały z umowy bo albo nie wysłały nic, albo wysłały mniej niż obiecały, albo ewidentne "resztki". Najlepiej uderzyć do kilku firm- obojętne czy dużych czy małych, ważne żeby były solidne. Kto będzie chętny na spotkanie ten i tak przyjdzie, obojętne czy wyjdzie z trzema siatami gadżetów czy z małą torebeczką. Wielką trudnością takich negocjacji jest to, że nigdy nie masz pewności czy firma wyśle upominki, trwasz w niepewności, dopóki nie otrzymasz pudła- w naszym przypadku, dopóki Agata nie otrzymała pudła ;). Wszystko odbywa się na słowo, przez co, w naszym wypadku, kilka firm nie wywiązało się z danego słowa. Cóż, niby na piśmie, niby w emailu, ale czy komuś chciałoby się o to kłócić? Nie. Więc lepiej szukać wiarygodnych źródeł i z nimi ustalać wzajemne korzyści. Im mniej tym lepiej (10-15 partnerów w zupełności wystarczy), chyba że zależy Wam gościć na spotkaniu sępy prezentowe...

Jeśli chodzi o atrakcje, z pewnością przyda się profesjonalny fotograf oraz jedne, ciekawe warsztaty czy prezentacja marki. My  i w tym wypadku przesadziłyśmy. Warsztatów były trzy, pojawiła się fotobudka, trzeba było rozdać prezenty, rozlosować dodatkowe gadżety, w rezultacie więc ledwo, ledwo zmieściłyśmy się z wszystkim w sześć godzin. Kto miał czas do 18, musiał zmykać i nie miał szans porozmawiać z resztą uczestniczek. Jeśli planujecie spotkanie ograniczcie się do jednych, ciekawych warsztatów, dodatkowej atrakcji jak fotobudka i przeznaczcie resztę czasu na integrację blogerek. 
organizacja spotkania blogerskiego

Jeśli chodzi o wybór miejsca spotkania- to zależy już od gustu i wymagań organizatorek. Nasz lokal był mały, ale klimatyczny i bez problemu wszystkie nas pomieścił. Odradzam jednak ustalanie cateringu z góry. Najlepiej ominąć temat i pozostawić uczestniczkom swobodę wyboru, bo nie ma szans dogodzić wszystkim, a w takim spotkaniu nie o jedzenie przecież chodzi. My popełniłyśmy błąd i ustaliłyśmy te same posiłki dla każdej z nas, przez co okazało się, że żadna z uczestniczek nie była do końca zadowolona. Najlepiej więc tylko wynająć lokal, chyba że jest to lokal w jakiś sposób nam przyjazny i jest szansa by ustalić z uczestniczkami, co która by chciała pzekąsić, ale to też nie ma większego sensu, bo zawsze znajdzie się ktoś, kto dwa dni wcześniej zrezygnuje i co wtedy z jego spaghetti z kalmarami? 
Na koniec najważniejsze pytanie: czy w ogóle warto tracić pół roku życia, wystawiać swój związek na próbę i blog na rozsypkę dla organizacji takiego spotkania? Pewnie, że warto! Organizacja takiego wydarzenia to przede wszystkim ogromna satysfakcja, że podołałaś z czymś tak dużym- szczególnie jeśli jesteś kurą domową i całe Twoje życie kręci się wokół odkurzacza, żelazka i garów. Możliwość poznania blogerek, które czytasz w realu jest kolejną nagrodą za Twój wysiłek. Nie spodziewaj się wielkich sukcesów, światowej sławy i że nagle staniesz się rozpoznawalna, nie o to tu chodzi. Chodzi o satysfakcję, udowodnienie sobie, że potrafisz i możliwość poznania wielu wartościowych osób, czy może być więc lepsza rekompensata za Twój wysiłek?
organizacja spotkania blogerskiego


28 komentarzy:

  1. Z ust mi wyjęłaś ten wpis (a właściwie spod klawiatury!) Ehhh i moje plany padły :/ będę Cię teraz raczyć hejtem!
    A tak serio, sama prawda więc rozpisywać się nie będę.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Punkt widzenia- sama wiesz :), nie rezygnuj, chętnie przeczytam jak Ty widziałaś to nasze spotkanie od kuchni :)

      Usuń
    2. Bardzo podobnie :) Ale może za jakiś czas pokuszę się o opis.

      Usuń
  2. Brawa dla Was dziewczyny! Wiedziałam, że to musiało być dla Was mega czasochłonne i stresujące, ale dziękujemy za to poświęcenie i że dałyście nam szansę się poznać osobiście :D Dobrze, że są takie odważne kobietki jak Wy, które się podjęły tej organizacji :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Nie ma za co dziękować :), jak pisałam i dla nas miało to wiele korzyści, nie oczekujemy za to wdzięczności, byłyśmy takimi samymi uczestniczkami jak i Wy :).

      Usuń
  3. Fantastyczne minki robisz ;). Wezmę pod uwagę Twój tekst, kiedy też zacznę coś organizować :).

    OdpowiedzUsuń
  4. Brawo dla Was!!!
    Ja przymierzam się od pół roku do zorganizowania czegoś takiego. Mam swój lokal, w świetnej lokalizacji w stolicy, potrzebuje tylko kogoś do pomocy :) Jak już ochłoniesz i zapragniesz zrobić w Warszawie takie spotkanie to się dołączam jako organizator :)

    OdpowiedzUsuń
  5. Fajnie, że to opisałaś. Pewnie sporo osób skorzysta na Twoim doświadczeniu. :)

    OdpowiedzUsuń
  6. Spodziewałam się, że bardzo wiele Was kosztowało wysiłku zorganizowanie spotkania. Ja cały czas żałuję, że nie udało mi się Was poznać i mam nadzieję, że jeszcze nadarzy się okazja.

    OdpowiedzUsuń
  7. Super jesteście kobitki, mam nadzieję, że kiedyś uda mi się z Wami spotkać;)

    OdpowiedzUsuń
  8. Bardzo cenne wskazówki, bo nie ukrywam, że zastanawiałam się jak to wszystko wygląda od ''kuchni''. Ja tu za granicą raczej nic nie zwojuje, ale chętnie bym się kiedyś na takie spotkanie wybrało...szansa, że się uda marna :( A na koniec pytanko - planujecie drugą edycję w przyszłości czy macie dość?

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Pod włos mnie bierzesz, kochana ;). Planujemy drugą edycję, ale w zupełnie innym klimacie :)

      Usuń
    2. Ohoho zbarzmiało tajemniczo :) Fajnie, że nie spoczełyście na laurach!!

      Usuń
  9. Fajnie poczytać, jak to wyglądało od kuchni :) Nadal Was podziwiam za organizację!

    OdpowiedzUsuń
  10. Ja sadze ze takie spotkania mogly by sie mawet bez ani jednego "partnera" odbywać, gdyz takie spotkania powinny miec na celu poznanie innych ludzi ktorzy dziela wspólna pasje jakim jest blogowanie.

    OdpowiedzUsuń
  11. Bardzo motywujący wpis. Wyobrażałam sobie, że jest to skomplikowane, ale nie, że aż tak. Podziwiam za odwagę i za ilość rzeczy które tam zorganizowałyście:)

    OdpowiedzUsuń
  12. Byłam na jednym spotkaniu i wiem, że organizatorki odwaliły kawał dobrej roboty. Podziwiam !!!

    OdpowiedzUsuń
  13. Ja i tak będę Was podziwiać do końca życia. Zobaczcie jakie wszystkie byłyśmy zachwycone :) Drobnostki takie jak jedzenie to pikuś, każdy pisał subiektywnie, ale na temat organizacji żadna z nas nie powiedziała nic złego :) Jesteście WIELKIE i tyle w temacie.

    OdpowiedzUsuń
  14. Było fantastycznie bo wy jesteście fantastyczne. Udało wam się nie tylko zorganizować spotkanie, ale co najważniejsze spowodowalyście, że uczestniczki tak się zintegrowany, że do dzis bez siebie żyć nie mogą :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Tylko jeden minus, że integracja zupełnie ominęła nas i pozostałyśmy w sferze organizatorek imprezy, dlatego tym razem musimy tak pozmieniać i przemyśleć, żebyśmy i my się zintegrowały :). W końcu w takim celu podjęłyśmy się tego wyzwania. No i teraz mamy kolejne: jak zorganizować imprezę, żeby być jej członkiem :P

      Usuń
  15. Miałam moment kiedy zastanawiałam się na organizacja spotkania w mojej okolicy, bo na te większe spotkania jak Wasze mam wszędzie daleko. Na szczęście trafiłam do Agnieszki, która organizuje co miesiąc spotkania dla mam nie tylko blogerek i już nie muszę podejmować tego wyzwania.
    A organizacja takiego przedsięwzięcia nie należy z pewnością do łatwych poza tym pochłania masę czasu i niejednokrotnie ogrom nerwów.
    Ze swojej strony mogę Tobie jeszcze raz podziękować, że podjęłaś się organizacji tego spotkania. Niezwykłe było móc poznać tyle znajomych z sieci mam na żywo, w tym oczywiście Ciebie. ;) Było wspaniale i już się w ciemno ustawiam w kolejce na następne spotkanie, które będziesz organizować. ;)

    OdpowiedzUsuń
  16. Bardzo inspirujący wpis! Szkoda, że Poznań to nie moje okolice :)

    OdpowiedzUsuń
  17. Cenne wskazówki. Może kiedyś się pokuszę o organizację spotkania w Warszawie :D

    OdpowiedzUsuń
  18. Roboty przy takim spotkaniu jest sporo:) Post do zapamiętania jeśli kiedyś bym chciała coś zorganizować :)

    OdpowiedzUsuń

A Ty, co sądzisz na ten temat?

Zdjęcia są własnością prywatną. Wszelkie wykorzystywanie ich, bez uprzedniej zgody, zabronione. Obsługiwane przez usługę Blogger.